Wat zijn de rechten en plichten bij een zieke werknemer?

Geplaatst op: 23 september 2026

Als een werknemer ziek uitvalt, krijg je als werkgever te maken met verschillende verplichtingen. Wat mag je vragen bij een ziekmelding? Welke stappen moet je zetten? En hoe voldoe je aan de Wet verbetering Poortwachter?

Voorkomen is beter dan genezen

Zorg voor een gezonde en veilige werkplek

Staan de bureaus op de juiste hoogte? Zijn er mogelijkheden om afwisselend zittend en staand te werken? Is er voldoende frisse lucht en daglicht aanwezig?

Daarnaast is een fijne werksfeer zeer belangrijk om verzuim te voorkomen. Aandacht, complimenten en positieve feedback kunnen daarbij een groot verschil maken.

Let op signalen van frequent verzuim

Er is sprake van frequent verzuim wanneer een werknemer zich drie keer of vaker per jaar ziek meldt. Let ook op signalen van grijs verzuim, waarbij de oorzaak niet altijd medisch is. Hoe is de sfeer op de werkvloer? Is er sprake van pesten, een te hoge werkdruk of is het de manier van leidinggeven die voor spanning zorgt?

Door deze signalen tijdig te herkennen en bespreekbaar te maken, kun je voorkomen dat frequent of grijs verzuim resulteert in langdurig verzuim.

Voorkom verzuim door snel te signaleren en de juiste hulp te bieden

Is je werknemer ziek geworden door stress- of spanningsklachten? Dan vraagt dit om de juiste aandacht en hulp om langdurig verzuim te voorkomen. Verwijs de zieke werknemer zo snel mogelijk door naar de bedrijfsarts, zodat hij/zij de juiste hulp krijgt. Ook een preventief consult kan helpen om klachten vroegtijdig te signaleren en verzuim te voorkomen.

Preventief verzuimbeleid

In een verzuimprotocol staan alle stappen beschreven die van belang zijn bij een zieke werknemer. Zorg dat er een verzuimprotocol aanwezig is en informeer werknemers over de inhoud ervan. Zo weet iedereen wat de rechten en plichten zijn zodra er sprake is van ziekte.

Wat mag je vragen bij een ziekmelding?

Ondanks preventieve maatregelen is verzuim niet altijd te voorkomen. Als een werknemer ziek wordt, is het belangrijk om direct de juiste stappen te zetten en de juiste vragen te stellen.

Bij een ziekmelding mag je vragen naar:

Verwachte duur van het verzuim;
Of werkzaamheden/afspraken overgedragen moeten worden;
Of er sprake is van een arbeidsongeval.
Of de werknemer onder een vangnetregeling valt. Let op: je mag niet vragen onder welke regeling hij valt.

Je mag niet vragen naar:

De aard of oorzaak van de ziekte;
Medische beperkingen of mogelijkheden om werkzaamheden uit te voeren;
Onder welke vangnetregeling de werknemer valt.

Werknemers zijn bij een ziekmelding vaak vrij open over de reden van hun verzuim. Hoewel het fijn is om te weten wat er werkelijk aan de hand is, mag je het niet opnemen in het verzuimdossier, een notitie of de administratie. Alleen de bedrijfsarts mag medische informatie opnemen in een medisch dossier.

De bedrijfsarts geeft een advies en terugkoppeling over de beperkingen en de mogelijkheden van de zieke werknemer.

Wat zijn bijzondere situaties bij ziekteverzuim?

Soms is er sprake van een bijzondere situatie:

Vangnet: Denk bijvoorbeeld aan ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling, een no-riskpolis, orgaandonatie of andere situaties die onder de vangnetregeling vallen. In deze gevallen kunnen we de ziekmelding bij het UWV neerleggen.
Regres: Is er sprake van een ongeval in de privésfeer waarbij een aansprakelijke derde betrokken is? Dan kunnen de loonkosten en eventuele andere kosten mogelijk op deze aansprakelijke partij worden verhaald.
Arbeidsconflict: Ga samen op zoek naar een passende oplossing. Een driegesprek en/of de inzet van een mediator kan hierbij helpen. Houd daarbij rekening met het opzegverbod tijdens ziekte en bij een arbeidsconflict.
Bedrijfsongeval: Bij een bedrijfsongeval geldt een meldingsplicht richting de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Afspraken volgens de Wet verbetering Poortwachter

Bij langdurig verzuim moeten werkgever en werknemer actief samenwerken aan herstel en re-integratie. Daarbij gelden wettelijke termijnen en verplichtingen. De arbodienst en casemanager verzuim begeleiden je hierbij. Hieronder vind je de belangrijke eerste stappen volgens de Wet verbetering Poortwachter:

De werknemer geeft de eerste ziektedag door volgens het verzuimbeleid.
De werkgever geeft de ziekmelding zo snel mogelijk door aan de arbodienst/verzuimverzekering.
Houd regelmatig contact met elkaar over het verzuim en de voortgang van het herstel. Zowel de werkgever als de werknemer horen dit te doen en maken afspraken SMART.
De casemanager neemt contact op met de werkgever voor het opstarten van de vervolgstappen. De casemanager volgt het verzuim altijd en zal je op de hoogte stellen van alle verplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter; van de eerste ziektedag tot aan het einde van de wachttijd van 104 weken.

Meer weten?

Wil je meer weten over verzuim en verzuimbegeleiding of heb je vragen naar aanleiding van het bovenstaande? Neem gerust contact met ons op via 088 - 321 07 00 of verzuim@bentacera.nl.