Onbelaste kilometervergoeding naar € 0,25: wat betekent dit voor jouw organisatie?

De maximale onbelaste kilometervergoeding is in 2026 verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen met eigen vervoer. Wat betekent deze wijziging voor jou als werkgever? Moet je de vergoeding aan werknemers verhogen? En wat doe je met eerder vergoede kilometers? We zetten de belangrijkste keuzes en aandachtspunten op een rij.

Ben je verplicht de kilometervergoeding te verhogen?

Nee, de fiscale verhoging betekent niet automatisch dat je werknemers € 0,25 per kilometer moet betalen. Het bedrag van € 0,25 is het maximum dat je gericht vrijgesteld kunt vergoeden. Of je de vergoeding moet aanpassen, hangt af van de afspraken die binnen jouw organisatie gelden.

Controleer daarom de cao, arbeidsovereenkomsten en personeels- of mobiliteitsregeling. Staat daar een vast bedrag in, dan verandert de vergoeding meestal niet automatisch. Is er afgesproken dat werknemers recht hebben op het fiscaal maximaal onbelaste bedrag? Dan kan de verhoging wel rechtstreeks doorwerken en kan ook een nabetaling vanaf 1 januari 2026 aan de orde zijn. De exacte formulering van de afspraken is dus bepalend.

Zijn hierover geen bindende afspraken gemaakt? Dan kun je zelf bepalen of je de vergoeding verhoogt, vanaf welk moment en onder welke voorwaarden. Leg eventuele wijzigingen duidelijk vast en communiceer dit tijdig aan je werknemers.

Welke mogelijkheden heb jij als werkgever?

De verhoging van fiscale vrijstelling biedt verschillende mogelijkheden:

Verhoog de vergoeding naar € 0,25 per kilometer

Je kunt de kilometervergoeding verhogen naar € 0,25 per kilometer, zodat werknemers direct profiteren van de ruimere vrijstelling. Dat verhoogt het nettovoordeel voor werknemers, maar ook de kosten voor de werkgever. Beoordeel daarom vooraf de financiële impact, de uitvoerbaarheid in de salarisadministratie en de samenhang met het mobiliteits- en arbeidsvoorwaardenbeleid.

Benut de extra fiscale ruimte via bruto-uitruil

Werk je met een cafetariaregeling of bruto-uitruil? Dan kun je de hogere fiscale ruimte benutten om werknemers extra nettovoordeel te bieden. Een werknemer ruilt dan, binnen de geldende voorwaarden, een deel van het brutoloon of bijvoorbeeld een belaste eindejaarsuitkering uit voor een onbelaste kilometervergoeding. Hierdoor kan de werknemer netto meer overhouden en kunnen de werkgeverslasten dalen. Het precieze voordeel verschilt per werknemer en per regeling.

Een bruto-uitruil vraagt om een duidelijke schriftelijke regeling, instemming van de werknemer en een juiste verwerking in de loonadministratie. Controleer ook de mogelijke gevolgen van een lager brutoloon voor onder meer pensioenopbouw, vakantiegeld, uitkeringen, toeslagen en andere inkomensafhankelijke regelingen.

Beoordeel eerder gebruikte WKR-ruimte opnieuw

Heb je in 2026 meer dan € 0,23 per kilometer vergoed en het meerdere aangewezen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling (WKR)? Dan kan maximaal € 0,02 per kilometer alsnog onder de gerichte vrijstelling vallen. Hierdoor kan er vrije ruimte vrijkomen. Heb je hierover al 80% eindheffing betaald? Dan kun je deze onder voorwaarden verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen.

Welke keuze het beste past, hangt af van je arbeidsvoorwaardenbeleid, de beschikbare budgetten en de afspraken die al binnen jouw organisatie gelden.

Wat levert dit op?

De financiële impact hangt af van het aantal kilometers en de keuze die je maakt. Stel dat een werknemer jaarlijks 10.000 kilometer declareert voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

Bij een vergoeding van € 0,23 per kilometer ontvangt de werknemer € 2.300. Verhoog je de vergoeding naar € 0,25 per kilometer, dan loopt dit bedrag op naar € 2.500. Het verschil bedraagt € 200 netto per jaar. Verhoog je de vergoeding daadwerkelijk van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, dan nemen de werkgeverskosten voor deze werknemer eveneens met € 200 per jaar toe.

Vergoeding met terugwerkende kracht

De verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Dit betekent niet automatisch dat je verplicht ben om eerder vergoede kilometers na te betalen, maar wel dat je de fiscale verwerking van eerder betaalde vergoedingen opnieuw kunt beoordelen.

Welke actie nodig is, hangt af van de manier waarop de vergoeding tot nu toe in jouw loonadministratie is verwerkt.

Je hebt € 0,23 of minder per kilometer vergoed

Je mag het verschil tussen de betaalde vergoeding en € 0,25 per kilometer alsnog gericht vrijgesteld uitbetalen. Dit kun je doen bij een volgende loonbetaling. Leg de berekening hiervoor goed vast.

Je hebt meer dan € 0,23 vergoed en het meerdere als belast loon verwerkt

Je mag het loon per aangiftetijdvak met maximaal € 0,02 per kilometer verlagen. Hiervoor moet je eerdere aangiften loonheffingen corrigeren.

Je hebt het meerdere aangewezen als eindheffingsloon binnen de WKR

Je mag de betaalde eindheffing over maximaal € 0,02 per kilometer mag onder voorwaarden worden verrekenend in een volgende aangifte loonheffingen.

Hoe zit het met carpoolen?

Organiseer je als werkgever het carpoolen? Dan mag de chauffeur een onbelaste vergoeding ontvangen van € 0,25 per kilometer. Daarbij mogen ook de extra kilometers voor het ophalen van collega's worden meegenomen. Regelen de werknemers het carpoolen zelf? Dan kan iedere werknemer een onbelaste vergoeding ontvangen voor de eigen reisafstand. De extra kilometers die de chauffeur maakt om collega’s op te halen, kunnen in dat geval niet onbelast worden vergoed.

Wat moet je nu controleren?

Wij adviseren om de volgende punten na te lopen:

Welke kilometervergoeding hanteert jouw organisatie nu?
Wat is hierover vastgelegd in de cao, arbeidsovereenkomsten en personeels- of mobiliteitsregeling?
Werkt de verhoging op grond van deze afspraken automatisch door?
Wil je de vergoeding verhogen? Zo ja, vanaf wanneer en voor welke reizen?
Kan een bruto-uitruilregeling passend en uitvoerbaar binnen jouw organisatie zijn?
Moeten eerdere loonbetalingen, loonaangiften of de WKR-administratie worden herzien?
Zijn de salarisadministratie, interne regelingen en communicatie aan werknemers goed op elkaar afgestemd?

Waarmee kan Bentacera helpen?

Bentacera helpt je graag om te bepalen wat de verhoging voor jouw organisatie betekent. We beoordelen of je op basis van bestaande afspraken verplicht bent de kilometervergoeding aan te passen en brengen de financiële en administratieve gevolgen in kaart. Ook kunnen we ondersteunen bij nabetalingen, correcties in de loonaangifte, de beoordeling van de WKR-ruimte en het aanpassen van jouw reiskosten- of mobiliteitsregeling.

Wil je weten wat in jouw situatie nodig en verstandig is? Neem dan contact op met je vaste adviseur of stuur een e-mail naar salaris@bentacera.nl. We denken graag met je mee.