Vakantiedagen op tijd opnemen: tips voor werkgevers

Als werkgever ben je verplicht om jouw werknemers te wijzen op de vervaltermijn van hun wettelijke vakantiedagen. Hoe zit dat ook alweer met die vervaltermijn? De vakantiedagen van 2025 vervallen per 1 juli 2026 en bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar. 

De Europese Unie stelt regels rondom vakantiedagen

Het Hof van Justitie van de Europese Unie bepaalde in 2018 dat vakantiedagen alleen kunnen vervallen als de werkgever de werknemer actief wijst op de openstaande vakantiedagen en hem de kans geeft om deze dagen op te nemen. Doet de werkgever dat niet, dan vervallen de vakantiedagen niet.

Dit kan leiden tot een steeds verder oplopend verlofsaldo en uiteindelijk bij een einde dienstverband tot een fors bedrag aan openstaande vakantie-uren. Bij de eindafrekening moeten de vakantie-uren namelijk tegen het dan geldende uurloon worden uitbetaald. 

Vergaande verplichting voor werkgevers

Het is dus verstandig om jouw werknemers tijdig te herinneren aan de openstaande vakantiedagen. Doe dit bij voorkeur tijdens een individueel gesprek waarin de werknemer wordt gewezen op het aantal openstaande vakantiedagen, wanneer deze vervallen en hoe de werknemer ze kan opnemen.

Deze verplichting geldt ook voor (langdurig) arbeidsongeschikte werknemers, tenzij de werknemer niet in staat is om vakantiedagen op te nemen. Dit is het geval als de werknemer volledig arbeidsongeschikt is en is vrijgesteld van re-integratieverplichtingen.

Altijd je verplichtingen schriftelijk vastleggen!

Leg altijd schriftelijk vast dat de werknemer is gewezen op de vervaltermijn zodat je kunt aantonen dat je aan de verplichtingen hebt voldaan. Naast de individuele gesprekken kun je werknemers ook tussentijds stimuleren om verlof op te nemen, bijvoorbeeld door een reminder via de mail of op intranet. Wees alert op hoge verlofsaldo’s zodat je de desbetreffende werknemer tijdig kunt wijzen op de vervaltermijn. 

Hoe voorkom je een stuwmeer aan vakantiedagen?

Er zijn verschillende manieren om een zogenaamd verlofstuwmeer te voorkomen. Zo moet je er allereerst voor zorgen dat de werknemer in de gelegenheid wordt gesteld om vakantie op te nemen. Wees alert op een te hoge werkdruk, voorkom structurele onderbezetting waardoor werknemers geen verlof durven opnemen en zorg voor vervanging tijdens afwezigheid.

Ook kun je ervoor kiezen om collectieve verplichte vrije dagen aan te wijzen, bijvoorbeeld in de periode tussen Kerst en Nieuwjaar. Dit is mogelijk als de regeling vooraf is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, cao of personeelshandboek.

Tot slot kun je schriftelijk vastleggen dat werknemers minimaal twee weken vakantie opnemen, waarbij de zomervakantie het meest voor de hand ligt. De wet bepaalt namelijk dat een werknemer recht heeft op minimaal twee aangesloten weken vakantie per jaar, tenzij de werknemer daar zelf vanaf ziet. 

Onderneem tijdig actie!

Wacht niet tot het laatste moment om werknemers te wijzen op de vervaltermijn. Juist nu is een goed moment om werknemers actief te stimuleren om een vakantie in te plannen. Zo heb je voldoende tijd om de vakantieplanning rond te krijgen en voorkom je dat werknemers geen ruimte hebben om een vakantie in te plannen.

Bedenk een systeem wat past binnen de organisatie en waarin de werknemers op regelmatige, vaststaande momenten worden geïnformeerd over hun verlofsaldo en worden gewezen op de vervaltermijn. 

Wil je meer weten over de regels rondom vakantie, lees dan ook mijn blog: Vakantiedagen? Houd rekening met Europese rechtspraak! Heb je een geschil over vakantiedagen of heb je hulp nodig bij het opstellen van een verlofsysteem? Neem dan contact op met juridisch@bentacera.nl.