Haal meer uit de werkkostenregeling (WKR)

Wat is de WKR?

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. In principe ziet de Belastingdienst al deze vergoedingen als loon. Maar er zijn uitzonderingen: sommige vergoedingen zijn gericht vrijgesteld, nihil gewaardeerd of vallen onder het eindheffingsloon  en daarvan kun je een deel belastingvrij verstrekken via de vrije ruimte.

Voor 2025 geldt:

• Over de eerste € 400.000 van de loonsom mag je 2% belastingvrij vergoeden.
• Over het bedrag daarboven is de vrije ruimte 1,18%.

Kom je boven de vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% belasting (eindheffing) over het meerdere.

De vorm maakt verschil: feest op locatie of op de werkplek?

Hoe je iets organiseert, heeft invloed op de fiscale uitwerking. Een bedrijfsfeest op de werkplek wordt anders beoordeeld dan een feest op een externe locatie.

Voorbeeld:

Een werkgever organiseert een feest op de werkplek voor 100 medewerkers. De kosten zijn als volgt:

• Artiest: € 400
• Buffet: € 2.500
• Consumpties: € 1.500

De fiscale uitwerking:

• De kosten voor artiest en consumpties vallen onder de nihilwaardering.
• Voor het buffet geldt een forfaitair bedrag van € 3,95 per persoon → € 395 komt ten laste van de vrije ruimte.

Was het feest op een externe locatie gehouden, dan zou het hele bedrag van € 4.400 ten laste van de vrije ruimte komen.

Gerichte vrijstelling bij noodzakelijke voorzieningen

Sommige voorzieningen kun je belastingvrij verstrekken, mits ze noodzakelijk zijn voor het werk. Denk aan gereedschappen, laptops of mobiele telefoons. Dit valt onder de zogeheten gerichte vrijstellingen. Je mag hiervoor ook een vaste kostenvergoeding geven, maar dan moet je:

• Vastleggen waar de voorziening aan moet voldoen.
• Vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Voldoet de vergoeding niet aan deze voorwaarden? Dan valt deze onder de vrije ruimte.

Monitor je vergoedingen: voorkom onnodige belasting

De WKR bestaat al jaren, maar het blijft belangrijk om scherp te blijven. Vergoedingen en verstrekkingen kun je vaak slimmer inrichten. Daarmee voorkom je dat je onnodig vrije ruimte verbruikt of eindheffing moet betalen.   

Meer weten?

Wil je sparren over hoe je dit het beste aanpakt binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met je vaste contactpersoon of stuur een mail naar adviespersoneelensalaris@bentacera.nl.