De gesprekscyclus als kans: maak verschil vóór het einde van het jaar

Het is najaar, de agenda zit propvol en ineens denk je: “We moeten eigenlijk nog met de medewerkers in gesprek.” Voor je het weet, probeer je tussen afspraken door snel een functioneringsgesprek in te plannen bij de koffietafel. En eerlijk is eerlijk: dat werkt niet. 

Veel ondernemers vinden het belangrijk om goed met hun medewerkers in gesprek te blijven. Begrijpelijk, want je mensen zijn je belangrijkste kapitaal. Maar in de drukte van de dag, zeker richting het einde van het jaar, schiet het er toch wel eens bij in. Gesprekken worden op het laatste moment ingepland, afgeraffeld of zelfs helemaal overgeslagen. Zonde. Want als je het goed aanpakt, levert een gesprekkencyclus juist enorm veel op. Voor je medewerkers en voor jezelf. 

Wat is de gesprekscyclus ook alweer?

De gesprekscyclus is eigenlijk niets anders dan op vaste momenten in het jaar echt even de tijd te nemen voor je mensen. Niet tussen neus en lippen door, maar in een rustig en open gesprek over hoe het gaat, wat er nodig is en wat de ambities zijn - zowel vanuit de medewerker als vanuit het bedrijf. 

Voorbeelden van veelvoorkomende gesprekken zijn: 

• Functioneringsgesprek: Hoe gaat het eigenlijk? Met het werk, de samenwerking en of iedereen nog op één lijn zit.
• Beoordelingsgesprek: Wat heeft iemand het afgelopen jaar laten zien? Vaak is dit het moment waarop ook over salaris of contractverlenging wordt gesproken.
• Ontwikkelgesprek: Wat wil je medewerker leren of bereiken? En hoe kun jij als werkgever daar het beste bij helpen? 

Zo’n gesprekkencyclus hoeft niet formeel of ingewikkeld te zijn. Het gaat erom dat je met regelmaat echt het gesprek voert met je medewerkers. En dat je daar structuur en opvolging aan geeft. 

Wat levert het op?

Een goede gesprekkencyclus helpt je als werkgever om: 

• Doelen helder te stellen: iedereen weet waar hij of zij naartoe werkt 
• Betrokkenheid te vergroten: medewerkers voelen zich gezien en gehoord 
• Talenten te ontwikkelen: je ziet eerder waar groeipotentieel zit 
• Issues vroeg te signaleren: bijvoorbeeld bij verzuim, disbalans of ontevredenheid 
• HR-besluiten te onderbouwen: denk aan beloning, contracten of opleidingsbudgetten 

Kortom: het is niet alleen voor de medewerker waardevol, maar geeft ook jou als werkgever grip en ruimte om te sturen. 

Maar het gaat niet altijd vanzelf...

Toch merken we dat veel organisaties moeite hebben om deze gesprekken goed te voeren. De intentie is er, maar de uitvoering blijkt lastiger. Herken je onderstaande voorbeelden?  

• Gesprekken worden op het laatste moment ingepland (of vergeten).
• Leidinggevenden vinden het spannend of lastig om eerlijk te zijn. 
• Er is geen duidelijke structuur of format. 
• Afspraken verdwijnen in een la en worden niet opgevolgd. 
• Het voelt als een verplicht iets, niet als een kans. 

Dat is jammer, want dan wordt het een ‘afvinkgesprek’. En dat terwijl een goede gesprekscyclus zoveel voordelen met zich mee kan brengen!

Maak nu werk van je gesprekscyclus

De zomer ligt achter ons, de agenda’s lopen alweer vol en het einde van het jaar komt sneller dan je denkt. Juist nu is het dan ook een goed moment om de gesprekkencyclus weer op te pakken en voor te bereiden, zodat je dat dit jaar gestructureerd kunt doen en de voordelen echt kunt plukken! Niet als verplicht nummertje, maar als strategisch instrument om doelen scherp te stellen, medewerkers te motiveren en sturing te geven aan de laatste maanden van het jaar. Door daar op tijd mee te starten, voorkom je dat alles in december moet gebeuren, tussen kerstborrel, jaarafsluiting en eindejaarsdrukte door.  

Wij helpen je verder

Kun je wel hulp gebruiken bij het voorbereiden of voeren van je gesprekkencyclus? Wij denken graag met je mee, op een manier die past bij jouw organisatie en mensen.  

Wij kunnen je onder andere helpen met: 

• Het opstellen van gespreksformats en een overzichtelijke jaarplanning. 
• Coaching voor leidinggevenden: hoe voer je een goed gesprek? 
• Advies over verslaglegging en opvolging van gemaakte afspraken. 
• Het (mee)voeren van gesprekken met medewerkers. 
• Het vastleggen en structureren van de gesprekken. 
• Sparren over situaties waarin het schuurt of juist mooie kansen liggen.  

Meer weten of even sparren? Neem gerust contact op met een van onze collega’s via adviespersoneelensalaris@bentacera.nl of jouw vaste contactpersoon. We helpen je graag verder.