Waan van de dag? Weg ermee!

Gepubliceerd op 13 september 2016
Waan van de dag? Weg ermee!

Heerlijk, die zomervakantie! Geen lange actielijsten afwerken, niet van afspraak naar afspraak hollen Niet de agenda die regeert, maar gewoon even lekker niks. Eindelijk alle tijd voor je partner, gezin en niet te vergeten jezelf. Aan het eind van zo’n vakantie voel ik me weer helemaal opgeladen en heb ik ook voor mijn werk de meeste zaken weer helder. Meestal alleen maar positieve symptomen. Maar waarom is het na de vakantie vaak zo moeilijk om dit vast te houden?

In je werk kun je ook het gevoel hebben “geleefd” te worden. Alleen maar aan het rennen te zijn. Ondanks een mooie planning voor de komende dag, kom je er na het eerste belletje alweer achter: “het wordt weer zo’n dag”. De hele dag druk, van alles doen, maar niks van wat je gepland had. En voor je het weet is het weer weekend. Kortom, de waan van de dag regeert. Toch heb ik ontdekt dat het ook anders kan. Mijn drie tips deel ik graag met je.

Belangrijk
Je kent de time-managementmatrix van Covey waarschijnlijk wel. Elke activiteit moet je in één van de vier kwadranten plaatsen op basis van de vragen “is het wel of niet belangrijk” en “is het wel of niet urgent?”. Uit onderzoek blijkt dat wij 52% van onze tijd besteden aan zaken die niet belangrijk zijn en wel urgent. Open ’s ochtends je mailbox maar en zie hoe je zo weer twee uurtjes verder bent met allemaal urgente vragen. Ideaal zou zijn dat wij slechts 15% van onze tijd hieraan besteden.
Dit betekent dat wij meer dan 14 uren van elke reguliere werkweek besteden aan de verkeerde zaken! In drie stappen heeft dit inzicht mij geholpen.

Het start met bewustwording; jezelf even de spiegel voorhouden. Hoe zit ik hier eigenlijk in? Besteed ik veel tijd aan niet-belangrijke urgente zaken? Om dit te beantwoorden moet je weten wat je belangrijk vindt. Hier moet je de tijd voor nemen. Je moet vertragen. Wat voor jou belangrijk is in je leven of in je werk of jouw onderneming, wordt in een belangrijke mate bepaald door dat waar je voor gaat en dat waar je voor staat. ‘Belangrijk’ gaat over wat jij waardevol vindt, jouw (kern)waarden, maar ook waar jij naar toe wilt en wat jij wilt bereiken.

Elke stap die nodig is om van A naar B te komen en de manier waarop je daar wilt komen (jouw waarden) bepalen of dat wat op jouw pad komt belangrijk is. Uiteraard gaat dit in de praktijk met vallen en opstaan. Maar ja, dat is nu eenmaal de beste leermeester. Als je weet wat voor jou belangrijk is, is het tijd voor actie! Keuzes maken en rigoureus snoeien in dat wat niet belangrijk is.

Planning
Gezien de hoeveelheid ballen die ik zo nu en dan in de lucht houd, is een (strakke) planning voor mij bittere noodzaak. Vraag is natuurlijk waarom ik zoveel ballen in de lucht wil houden, maar dat gaat weer over het thema “belangrijk”. Door de jaren heen vind ik dat ik best goed in mijn agenda-beheer ben geworden. Toch gaat het op een punt nog altijd mis: tijd inplannen om te vertragen! Simpelweg tijd nemen om achterover te leunen of er even uit te zijn. Om stil te staan bij wat goed gaat en te kijken of je nog met de juiste dingen bezig bent.

Onderdeel hiervan is ook ruimte inplannen voor ad hoc zaken, waarvan je van te voren niet weet wat er komt, maar wel dat het komt. Vanuit time-management zou je hier zeker 33% van je tijd per dag voor moeten reserveren! Ik ben benieuwd hoe jouw agenda er dan uit ziet. Eén ding is duidelijk: ik ben nog niet uitgeleerd!

Sneller is niet beter
Wat is dat toch dat altijd alles sneller moet? Time is money zeggen we dan. Alle ontwikkelingen in de maatschappij dragen hier natuurlijk enorm aan bij. Social media helpt ons om alle informatie real-time te kunnen verwerken, zo snel mogelijk. Maar helpt het ons echt?

Ik heb gemerkt dat alles wat ik goed wil doen, alleen werkt als ik niet gericht ben op snelheid. Laatst hoorde ik iemand zeggen: ‘Ik heb geen tijd meer om dingen snel te doen’. Geweldig! Helemaal mee eens. Juist door de snelheid zie je zaken of zelfs mensen over het hoofd en gaan er dingen mis. Het herstellen daarvan kost vele malen meer tijd.

Kortom, doe normaal en neem de tijd die nodig is!

Hans Heres - Senior Adviseur

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?