Disfunctioneren bij medewerkers

Disfunctioneren betekent dat een werknemer niet voldoet aan de functie-eisen behorend bij zijn functie. Met andere woorden, de prestaties van de werknemer voldoen niet aan de verwachtingen die jij als werkgever daarvan hebt. Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van een ziekte of ander niet verwijtbaar gedrag. Denk hierbij aan een werknemer die niet geschikt is voor een taak die volgens zijn functieomschrijving niet tot zijn takenpakket hoort. Een zorgvuldig opgestelde taakomschrijving en functieprofiel is dan ook essentieel. Zo weet een werknemer wat er van hem wordt verwacht en kun jij de werknemer gericht feedback geven en indien nodig op zijn functioneren aanspreken.

Het is wettelijk verplicht om een werknemer die disfunctioneert een verbetertraject aan te bieden. Hoewel de inhoud van een verbetertraject niet in de wet is opgenomen, valt uit de rechtspraak op te maken dat een verbetertraject aan de volgende voorwaarden moet voldoen:

• de werknemer verdient een eerlijke kans om zijn functioneren te verbeteren, dit betekent dat de werknemer tijdig op zijn disfunctioneren moet zijn gewezen;
• de duur van het verbetertraject moet in overeenstemming zijn met de lengte van de
  arbeidsovereenkomst. Hoewel de wet hierover niet duidelijk is, moet je hierbij denken aan een verbetertraject van minimaal drie tot zes maanden (en soms zelfs langer);
• als werkgever moet je de werknemer stimuleren om zijn functioneren te verbeteren.

Het verbeterplan is het document om alles omtrent het verbetertraject in vast te leggen. In het verbeterplan moet de volgende zaken worden opgenomen:

• waarom er sprake is van disfunctioneren;
• aan welke punten de werknemer moet werken;
• welke afspraken worden gemaakt om het functioneren te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan interne of externe coaching en/of scholing;
• wie de werknemer tijdens het verbetertraject begeleidt;
• hoe lang het verbetertraject duurt;
• wie toeziet op het verloop van het traject;
• op welke tijdstippen de voortgang wordt geëvalueerd;
• wat de consequenties zijn als het verbetertraject niet succesvol verloopt.

Een werknemer kan zijn medewerking aan een verbetertraject weigeren. Vraag de werknemer in dat geval waarom hij het niet eens is met de kritiek op zijn functioneren. Weerleg de kritiek en leg de werknemer het belang van het verbetertraject nog een keer uit. Als de werknemer blijft weigeren, leg je dit schriftelijk vast en kun je het verbetertraject eenzijdig in gang zetten. Wanneer de werknemer toch besluit om mee te werken kan het verbetertraject doorlopen worden. Blijft de werknemer weigeren om mee te werken aan het verbetertraject, dan is een non-actiefstelling wegens verwijtbaar handelen of een ontbinding van het contract op zijn plaats.

In het geval van een disfunctionerende werknemer kun je de kantonrechter vragen om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Echter, je moet over een uitgebreid dossier beschikken en de hierboven beschreven stappen hebben doorlopen. Als het dossier niet op orde is, dan heeft een procedure bij de kantonrechter geen zin. Wanneer de werknemer niet voldoende in de gelegenheid is gesteld om zijn functioneren te verbeteren zal de kantonrechter ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren afwijzen. In de praktijk zien we dat de meeste ontbindingsverzoeken worden afgewezen. Laat je daarom tijdig adviseren door een juridisch specialist arbeidsrecht zodat je op tijd  kunt starten met dossieropbouw en de juiste stappen doorloopt.

Je kunt met de werknemer in gesprek gaan over een ontslag met wederzijds goedvinden. De werknemer is niet verplicht om meewerken dus je zult in dat geval met de werknemer moeten onderhandelen. Het kan zelfs zo zijn dat je een hogere vergoeding moet aanbieden dan de transitievergoeding. Dit is in de meeste gevallen nog altijd een betere uitkomst dan een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter wegens disfunctioneren, terwijl het dossier niet op orde is.

• Zorg bij indiensttreding voor een duidelijke functie- en/of taakomschrijving.
• Voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Spreek de werknemer tijdig op zijn functioneren aan; pleeg altijd hoor en wederhoor.
• Leg gespreksverslagen en gemaakte afspraken vast in het personeelsdossier.
• Win tijdig juridisch advies in; dossieropbouw luistert nauw en heeft tijd nodig.
• Sluit het verbetertraject af met een duidelijke conclusie.
• Onderzoek of de werknemer herplaatst kan worden.