De arbeidsongeschikte werknemer en vakantie

De samenloop van ziekte en vakantie zorgt regelmatig voor (juridische) discussies tussen een werkgever en een werknemer. Wij zien in de praktijk steeds vaker gebeuren dat bij een einde dienstverband een groot aantal openstaande vakantiedagen moet worden uitbetaald. Hoe ga je als werkgever om met een werknemer die langdurig ziek is en vakantie wil opnemen? En wat te doen wanneer een zieke werknemer geen verlof opneemt?

Iedere werknemer bouwt op grond van de wet jaarlijks minimaal vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantie op. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Een werknemer die 40 uur per week werkt, heeft recht op 40 x 4 = 160 vakantie-uren. Alle extra vakantiedagen zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. Je bent als werkgever dan ook niet verplicht om bovenwettelijke vakantiedagen aan te bieden. Een arbeidsongeschikte werknemer bouwt op dezelfde manier vakantiedagen op, ook als hij niet of minder werkt. Het recht op minimaal vier weken vakantie met behoud van loon is een belangrijk beginsel van het Europees recht. Elke werknemer heeft het recht om uit te rusten, ook wel recuperatie genoemd.

Als een werknemer tijdens ziekte vakantie wil opnemen, doe je er als werkgever verstandig aan om de bedrijfsarts te vragen of er medische bezwaren zijn tegen de vakantie. Wanneer deze er niet zijn, kun je de verlofaanvraag van de werknemer goedkeuren. Het feit dat een zieke werknemer verlof aanvraagt, betekent niet automatisch dat jij als werkgever vakantiedagen mag afschrijven. Hiervoor is expliciete toestemming van de werknemer nodig en geldt alleen voor de bovenwettelijke vakantiedagen. Het wettelijke vakantiesaldo kan niet door ziekte worden aangetast. Kortom, vraag de werknemer om instemming voor afschrijving van bovenwettelijke vakantiedagen en leg de instemming van de werknemer schriftelijk vast.

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. In 2023 opgebouwde vakantiedagen vervallen dan ook per 1 juli 2024. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw. De verval- en verjaringstermijnen gelden ook in het geval van een zieke werknemer, tenzij de werknemer niet in staat was om vakantiedagen op te nemen. Denk hierbij aan een werknemer die volgens de bedrijfsarts volledig arbeidsongeschikt is en geen re-integratiemogelijkheden heeft. Deze werknemer kan in juridische zin geen vakantie opnemen en er mogen dan ook geen bovenwettelijke vakantiedagen worden afgeschreven. Ook niet met instemming van de werknemer.

Als werkgever heb je een actieve inspanningsverplichting. Zo oordeelde het Europese Hof van Justitie in 2018 dat de wettelijke vakantiedagen pas vervallen als de werknemer tijdig en op precieze wijze schriftelijk is geïnformeerd. Dit betekent dat jij de werknemer in staat moet stellen om voldoende vakantie op te nemen, de werknemer tijdig moet informeren over het risico van het vervallen van de vakantiedagen en zo nodig de werknemer zelfs formeel moet aanzetten tot het opnemen van vakantie. Uiteraard kun je de werknemer niet dwingen om verlof op te nemen maar je kunt er wel voor zorgen dat de werknemer goed geïnformeerd is en ervoor zorgen dat binnen jouw organisatie een cultuur heerst waarin werknemers de vrijheid voelen om verlof op te nemen.

• Informeer werknemers regelmatig, bijvoorbeeld door middel van een e-mail, over het aantal resterende vakantiedagen en de vervaltermijnen wanneer deze dagen niet worden opgenomen.

• Schrijf werknemers die boven een bepaald saldo uitkomen en/of de vervaltermijn naderen persoonlijk aan en wijs ze op het risico van het vervallen van de vakantiedagen.

• Spoor werknemers indien nodig aan tot het opnemen van verlof, bijvoorbeeld door een concrete periode aan te wijzen. Leg dit ook schriftelijk vast.