Verbeterkracht: optimaliseren en borgen van processen

WIND Internet: optimaliseren en borgen van processen

WIND Internet is een Friese webbouwer uit Leeuwarden. Al meer dan 10 jaar houdt deze organisatie zich, in opdracht van diverse bedrijven en overheidsorganisaties, bezig met alles rondom websites en technologie. Met hun ‘Methode WIND’ bieden ze op nuchtere en praktische wijze oplossingen aan op het gebied van onder andere intranet, webbeveiliging en hosting. Bedrijfskundig adviseurs Ruud Koehof en Jan Spoelstra zijn namens Bentacera de organisatie ingegaan om niet alleen inzicht en sturingsinformatie te geven, maar ook om de operationele en administratieve processen te optimaliseren en te borgen. Samen met Peter Wijngaarden, CEO WIND Internet, vertellen ze over dit traject.

De uitdaging binnen een nieuw bedrijf
“Onze missie is om mensen verder te helpen in de digitale wereld”, aldus Peter van WIND Internet. “Na jarenlang als ondernemer in de eigen keuken rond te hebben gelopen, leek het mij een goed idee om ‘vreemde’ ogen mee te laten kijken.” Zo geschiedde, al ging het niet geheel via ‘vreemde’ ogen. Ruud (Bentacera): “Via een bevriende collega ben ik het gesprek met Peter aangegaan. Gewoon, om eens te kijken wat er speelde en waar de uitdagingen lagen. Via het (MKS) resultaatanalysesysteem hebben we samen onderzocht waar verbeteringen in de organisatie lagen qua productiviteit en rendement. Al snel kwam boven water dat er op het gebied van de bedrijfsprocessen kansen lagen. En daar had Jan weer de nodige ervaring mee.”
In een bedrijf kunnen een aantal zaken invloed hebben op het resultaat. Processen zijn daar een goed voorbeeld van. “Denk aan vragen als ‘wie doet wat en in welke volgorde?’”, legt Jan uit. “Als je zulke dingen helder hebt, kun je aan de voorkant voorspellen wat het aan de achterkant oplevert. Zodoende hebben we samen met WIND Internet een plan van aanpak opgesteld om deze processen te beschrijven én te optimaliseren.”

Het verhaal achter de cijfers
Peter: “Ik ben altijd bezig met optimalisatie, maar als ondernemer heb je toch wel blinde vlekken. Het was heel fijn dat we vanuit Bentacera externen mochten ontvangen die ons kunnen begeleiden langs de sterke én zwakkere punten.” Het interim-traject bij WIND Internet bracht dan ook verschillende verbeteringen aan het licht. Zo bleek uit de procesanalyse waar er kostbare tijd verloren ging, tijd waarin omzet gegenereerd kan worden, en ontstond er zelfs een servicedesk.

“Er kwam duidelijk naar voren waar op gelet moet worden zodat alles in de organisatie volgens plan blijft verlopen. Op welke signalen men moet letten en hoe iedereen intern aan de hand daarvan de goede beslissingen kan nemen”, aldus Jan. De bevindingen sloten redelijk aan bij de verwachtingen, maar leverden ook een verdiept inzicht. “We hoorden de klok wel luiden, maar nu weten we ook waar de klepel hangt”, beaamt Peter. “We hebben een beeld gekregen van de verhalen achter de data en getallen. Bepaalde dingen namen we voorheen aan, maar door dit proces zijn we veel meer op de feiten gedrukt. Je stelt jezelf nu andere vragen: klopt dit wel, wat zegt dit eigenlijk en moeten we het een en ander niet eens combineren?”

Nieuwe behoeftes boven water
“Binnen WIND Internet erkende iedereen de uitdagingen en problematiek, en stond men echt open voor verandering”, vertelt Ruud. “Ook al is alle verandering nieuw en vaak spannend, op elk niveau wilden de medewerkers hier aan bijdragen. Peter: “Door de externe blik worden we nu echt ‘verplicht’ om zaken af te maken en door te pakken. Elke maand even de balans opmaken en een beeld krijgen van wat er speelt… dat is heel waardevol en leerzaam! Niet simpelweg de cijfertjes volgen, maar ook leren begrijpen waar ze vandaan komen en hoe je ze zelf boven water krijgt. Er ontstaat een hele nieuwe informatiebehoefte.” Op die manier komen beide partijen nog steeds in onderling gesprek tot nieuwe ideeën en mogelijke verbeteringen. “Het is een hele natuurlijke samenwerking, waarbij we met een kritische blik een zo goed en helder mogelijk advies kunnen geven”, aldus Jan.

Continu verbeteren
Op basis van de ambities van WIND Internet is een jaarplan opgesteld en dat wordt nu maandelijks opgevolgd. Ruud: “Ik bespreek maandelijks de cijfers van de onderneming ten opzichte van het jaarplan en de eventuele nieuwe actiepunten.” Ook Jan heeft nog maandelijks contact. “Dan kijken we even kritisch naar de processen; wat zijn de verschillen tussen de realiteit en wat er op papier is gezet? Als dat niet meer gelijk loopt, pas je het aan. Op die manier ben je als onderneming in staat om continu te verbeteren en kun je waardevolle lessen vastleggen en borgen.” Door middel van het analyseren van processen en het daarop inrichten van je organisatie, kom je dus tot een duurzaam resultaat wat je weer kunt overdragen op nieuwe mensen. “Wij weten nu dagelijks waar de pijnpunten zitten. Het zijn niet altijd de gewenste antwoorden, maar zo kunnen we wél vooruit en alles beter intern laten landen”, benadrukt Peter. “Ik denk dat het goed is om als ondernemer geconfronteerd te worden met, soms lastige, uitdagingen én daaruit volgende kansen.”