Vrijwilligers en vergoedingen

De culturele hoofdstad van 2018 staat bol van de topevenementen. Bij deze evenementen zullen heel veel vrijwilligers actief zijn. Veel organisaties hanteren het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten voor het vrijwilligerswerk hoeven te maken. Waar moet je als organisatie nou op letten wanneer je vrijwilligers een vergoeding geeft? En ben je in loondienst als je werkzaamheden als vrijwilliger doet en daar een vergoeding voor ontvangt?

Je kan worden aangemerkt als vrijwilliger als je voor de werkzaamheden die je verricht een vergoeding ontvangt die niet in verhouding staat tot de werkzaamheden. Een uurloon van minderen dan €450,- wordt gezien als een vrijwilligersvergoeding. De hoogte van een vrijwilligersvergoeding mag maximaal €150,- per maand en €1.500 per jaar zijn.
Wanneer het totale bedrag per maand of op jaarbasis hoger uit komt, is de organisatie waar je vrijwilligerswerk doet verplicht om loonheffingen in te houden. Ook verandert de relatie dan naar werkgever/werknemer en ben je verzekerd voor de sociale verzekeringen.
Een uitzondering hierop is de situatie waarin je met eigen vervoer naar de plek reist waar je het vrijwilligerswerk doet en daar een vergoeding van de werkelijke kilometerprijs voor krijgt. Wanneer deze reiskostenvergoeding de enige vergoeding is die je krijgt gelden de eerdergenoemde maxima niet. Wel moet je dit kunnen onderbouwen. Op de site van de ANWB kun je vinden wat een auto per kilometer kost.

Niet elk bedrijf mag zomaar vrijwilligers inzetten. Alleen verenigingen, stichtingen (met ANBI-status) en organisaties die niet onder de Vennootschapsbelasting vallen, kunnen gebruik maken van de vrijwilligersregeling.

Een voorbeeld:
Voor een vereniging werken 3 vrijwilligers. Vrijwilliger A krijgt per activiteit betaald: hij krijgt € 8 voor een activiteit van twee uur, die hij tien keer per maand voor de organisatie doet. Vrijwilligers B en C krijgen allebei een vergoeding van € 4 per uur en zijn 35 uur per maand actief. Vrijwilliger C declareert per maand ook nog € 50,00 reiskosten. Gezien het feit dat de uurvergoeding voor de vrijwilligers niet hoger is dan € 4,50,- vallen A, B en C onder de fiscale definitie van vrijwilliger. Vervolgens moet de vereniging aan de hand van de uitbetaalde bedragen beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is.

Vrijwilliger A blijft onder de € 150 per maand en ook onder de € 1.500 per jaar, dus de vergoeding is onbelast. Vrijwilliger B krijgt € 140 per maand en blijft daarmee onder het maandbedrag van € 150. Als de vereniging ervoor zorgt dat het jaarbedrag niet boven de € 1.500 uitkomt, is de vergoeding onbelast. Vrijwilliger C krijgt € 190,00 (€ 140 + € 50,00 reiskostenvergoeding). Hiermee komt vrijwilliger C boven het maandelijkse maximum dat geldt voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief kostenvergoedingen. De vrijwilligersvrijstelling is op vrijwilliger C dan ook niet van toepassing. De vereniging zal moeten vaststellen of deze persoon is aan te merken als werknemer.

Tip:
Spreiding van de vergoeding over het jaar kan ertoe bijdragen dat je in totaal toch lager uit komt dan € 1.500.