Thuiswerken door Corona: hoe houd ik mijn medewerkers betrokken?

De ‘intelligente lockdown’ die is afgekondigd door de regering lijkt nog wel even te gaan duren. We hebben te maken met een bijzondere tijd waarin veel van Nederland wordt gevraagd, waaronder zoveel mogelijk thuis te werken. Voor veel ondernemers ontstaan door de maatregelen serieuze (financiële) problemen. Gelukkig kunnen er ook kansen ontstaan. Feit is dat van de ene op de andere dag de werkzaamheden vaak heel anders moeten worden ingericht en er een flink beroep wordt gedaan op jouw flexibiliteit als ondernemer én op de flexibiliteit van je medewerkers.
Omdat er, naast alle andere uitdagingen, ook op personeelsgebied nu extra veel op je afkomt, is deze blog iets langer dan je van ons gewend bent.

Na de eerste aankondiging van Mark Rutte om zo veel mogelijk thuis te werken heb je misschien veel praktische zaken moeten regelen. Laptops, telewerken, inlogcodes en misschien wel een tweede beeldscherm. Naast alles wat er op jou als ondernemer afkwam, heb je er in die eerste fase ook voor gezorgd dat de dagelijkse werkzaamheden zo goed mogelijk door konden gaan.

Nadat je deze praktische zaken had geregeld, brak de tweede fase aan: de gewenningsfase. Aan het begin van deze fase liepen veel van je medewerkers en jij zelf misschien tegen veel nieuwe vragen aan. Hoe gaan we om met de bestaande (fysieke) afspraken? Hoe werkt videobellen? Wanneer is wie aan het werk en hoe kun je elkaar bereiken? De directe betrokkenheid was waarschijnlijk groot en er was veel actie. Mensen moesten leren omgaan met de nieuwe situatie.

We zitten inmiddels in de derde fase. Je medewerkers zijn veelal thuis aan het werk, praktische zaken zijn geregeld en iedereen is een beetje gewend aan de nieuwe situatie. In deze fase kun je echter tegen een aantal problemen en onzekerheden aanlopen. Want hoe zorg je op afstand voor het welzijn en de betrokkenheid van je medewerkers? En hoe zorg je dat jullie zo effectief mogelijk werken?

Ons belangrijkste advies aan jou als werkgever is: contact, contact en contact! Wanneer medewerkers langer thuiswerken, ligt namelijk het gevaar van een gevoel van isolement op de loer. Misschien missen mensen ondersteuning vanuit de organisatie, alsook het menselijk contact, collegiaal fysiek overleg, etc. Zeker nu ook de mogelijkheden tot andere sociale contacten door de maatregelen zeer beperkt zijn, kunnen mensen hier echt last van krijgen. Uit onderzoek is gebleken dat dit een negatieve invloed kan hebben op betrokkenheid en welzijn en er soms zelfs (ernstige) psychische klachten kunnen ontstaan.

Voor het organiseren van verbinding kan een korte online ‘stand-up’ met je team erg nuttig zijn. Een aantal vragen die je daarin kunt stellen zijn:
1. Hoe gaat het met je? En hoe gaat het echt met je? Vraag door!
2. Wat gaat goed? Benoem het succes van de dag.
3. Wat heb je nodig?

We kunnen ons voorstellen dat je dit eerst dagelijks doet en dat je het aanpast naar twee of drie keer per week. Net wat bij jullie team past en waar behoefte aan is. Een belangrijk punt in dit overleg is dat je het kort en krachtig houdt. Bij Bentacera organiseren we deze contactmomenten momenteel elke dag; soms duren ze een half uur en soms een kwartier, maar zo is er wel steeds een momentje van samen zijn.

Bekijk of er meer of ander overleg nodig is om goed in verbinding te blijven. Denk bijvoorbeeld aan een online-koffiemoment, een online vrijdagmiddagborrel of misschien samen galgje spelen op het digitale whiteboard in Teams. Ook plezier is namelijk een belangrijk onderdeel van betrokkenheid en welzijn.

Faciliteer
In de nieuwe situatie hebben je mensen andere dingen nodig. Waarschijnlijk is tijdens de eerste paar weken al veel geregeld. Maar blijf checken wat er nodig is. Denk hierbij aan een goede thuiswerkplek. Misschien kan de bureaustoel van kantoor opgehaald worden en soms zijn extra ict-middelen nodig. Bespreek ook de werktijd. Lukt het iedereen om de werkzaamheden te doen in de tijd die hij of zij heeft? Is er voldoende werk? Is het werk te combineren met de zorg voor eventuele kinderen? Al deze zaken kunnen stress veroorzaken. Blijf dus checken wat er nodig is.

Maatschappelijke betrokkenheid
Afhankelijk van de situatie van je bedrijf is dit wellicht een uitgelezen mogelijkheid om je samen met je mensen in te zetten voor een breder belang. Eén van onze klanten heeft op dit moment bijvoorbeeld te weinig werk voor hun medewerkers. Met een deel van de tijd die over is doen ze boodschappen voor senioren in de omgeving. Samen iets teruggeven is waardevol en creëert verbondenheid, zeker nu. Het draagt ook direct bij aan het gevoel van betrokkenheid.

Contact, contact, contact
We willen er toch nog een keer op hameren: hou focus op contact! Zorg dat er regelmatig, contact is met je mensen. In dit contact is het belangrijk dat je open vragen stelt en daarna luistert.

In deze tijd willen we bij Bentacera klaarstaan voor onze klanten. Dat wil jij als ondernemer waarschijnlijk ook voor jouw klanten. Efficiency is nu lastiger. Effectiviteit is daarom belangrijk!

Autonomie en vertrouwen
Vertrouwen is één van de kernwaarden van Bentacera, zowel richting onze klant als intern. Bij Bentacera kunnen we ons werk naar eigen inzicht invullen en krijgen we de vrijheid om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Juist nu is het een tijd van uitdagingen. Daarom gunnen we jou het vertrouwen in je mensen en hopen we dat je hen de ruimte geeft, zodat ze zich kunnen vormen binnen de nieuwe manier van werken.

Nu is het wel zo dat er in deze tijd soms snel geschakeld moet worden om (financiële) schade te voorkomen. Dan is het nodig om snel knopen door te hakken. Je maakt dan als ondernemer jouw keuze en onderneemt actie. Belangrijk is dat je je medewerkers meeneemt in wat er speelt, ook als dit minder goed nieuws betreft.

Duidelijke regels en afspraken
In de oude structuur golden vaak duidelijk afspraken. Afspraken over waar, wanneer en hoe het werk werd uitgevoerd. Met een nieuwe realiteit zijn er ook nieuwe afspraken nodig. Hierbij kun je denken aan de tijden waarop je medewerkers aan de slag kunnen. Als er kinderen thuis zijn, moet er wat geregeld worden. Hoe ga je dan met de tijd om? Zijn alle procedures die jullie hebben afgesproken nog wel haalbaar? Hoe zorg je voor ondertekening van documenten? Ook zijn er misschien wel werkzaamheden die niet meer nodig zijn of niet meer kunnen. En er zijn misschien ook nieuwe werkzaamheden die van toegevoegde waarde zijn voor jouw klant. Nu we weten dat het nog wel een tijd duurt, is het belangrijk hier duidelijke regels voor op te stellen en te delen met je team. Dit kan kort en krachtig.

Geef leiding en hou medewerkers aan de regels en afspraken
Met het vertrouwen van en in je mensen en het opstellen van duidelijke regels en afspraken heb je de basis staan. Nu is het zaak dit effectief te laten werken. Hier heb je leiding aan te geven. Het belangrijkste is in verbinding te blijven. Vanuit deze verbinding kun je aanvoelen wat nodig is en wat ontbreekt en daar op anticiperen. Zo blijf je jouw mensen meenemen en kunnen zij effectief werken.

We hopen je met deze blog te inspireren om het werk in deze tijd te optimaliseren. Betrokkenheid en motivatie zijn momenteel een (nog) grotere uitdaging en dubbel zo belangrijk. Onze missie binnen het HR-team van Bentacera is dan ook onveranderd: samen met ondernemers bouwen aan betrokken en gemotiveerd personeel, om zo de ambities van de ondernemer en de medewerker te realiseren.

Heb je vragen of advies nodig? Neem gerust contact op via 088-3210700