Marjan Benedictus

“Mijn dag start met een vergadering van de Commissie Vaktechniek Accountancy. Ik heb daarom al vroeg een aantal collega’s over de vloer die actuele onderwerpen verder uitdiepen of juist opstarten. Collega Ans zet alles de dag voorafgaand aan deze vergadering al klaar, zodat ik alleen de koffie en thee voor de collega’s hoef te brengen. Meestal wordt er na de vergadering door collega’s over en weer van alles ontvangen en meegegeven voor de andere vestigingen. Zo worden vertrouwelijke stukken, maar ook praktische spullen waaronder bijvoorbeeld dozen briefpapier meegegeven. Op deze manier beschikt de collega voor wie het bestemd is nog dezelfde dag over het benodigde. Na de vergadering loop ik nog even over elke etage om de vaatwassers te legen.

Vervolgens check ik de agenda. Wie is aan- of afwezig en staat dat goed vermeld in de kantooragenda? Hoeveel besprekingen staan er gepland en zijn de spreekkamers daarvoor gereserveerd? Ook bekijk ik de binnengekomen mailtjes en neem ik de werkoverdracht van collega Klarina door. De samenwerking verloopt erg goed en dat voorkomt dat dingen dubbel gebeuren of juist helemaal niet worden gedaan. Als ik weer up to date ben begin ik met de klus die de meeste prioriteit heeft. Meestal is dat de facturatie. Dit vergt met name rond de vijftiende van elke maand de nodige tijd. Vooral als er specificaties opgevraagd en bij de factuur gevoegd dienen te worden. Meestal doe ik elk werkdag drie tot vijf keer een ‘facturatierondje’.

Daarna is het tijd om te kijken hoeveel workflows er staan. Welke aangifte (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting of dividend) moet de deur uit? Zijn er veel brieven die verzonden moeten worden? En welke jaarrekeningen en publicatiestukken moeten zo spoedig mogelijk verzonden of in de portal gezet worden? Als er veel op het programma staat kan het erg hectisch zijn. Vooral ook omdat er tussendoor nogal wat mensen aan de balie komen en zich melden voor een afspraak met één van de collega’s van Bentacera, De Valck Dealmakers of Continu.

Vandaag komt er een ouder echtpaar aan de balie. Ze komen uit een dorpje net buiten Heerenveen. Er staat een stevige wind en het regent een beetje. Ze komen niet goed uit hun woorden, maar ik begrijp dat ze een vraag over inkomstenbelasting hebben. Ik vraag ze om plaats te nemen aan de leestafel in de hal. Daar maken ze dankbaar gebruik van. Vervolgens bel ik collega Wiep met het verzoek om zich even bij de balie te melden. De vraag die de klant stelt is snel beantwoord. Misschien wel iets té snel, want ik zie dat het echtpaar nog niet geheel op adem is gekomen. Ik bied hun daarom een kopje thee aan, zodat ze niet direct weer terug op de fiets naar huis hoeven. Zo komt het dat het echtpaar heerlijk aan de thee met een koekje een katern van de Leeuwarder Courant aan het lezen is. Zodra de thee op is maken ze nog gebruik van het toilet en keren dan na vele bedankjes weer huiswaarts.

Tussendoor zijn er nog wat problemen met de printer, dus zoek ik contact met onze ICT-afdeling. Gelukkig is het mankement snel verholpen en kan er weer volop geprint worden. Ook worden er door collega’s nog wat artikelen doorgegeven die bijna op zijn. De bestellingen hiervan worden eveneens door het secretariaat gedaan.

Tot slot moet er nog een eindsprint ingezet worden om de post op tijd klaar te hebben, voor die om ongeveer 16.30 uur opgehaald wordt. De meeste post gaat digitaal, maar voor de oudere klanten zonder computer willen we graag nog de service verlenen om dit via de postbode te ontvangen. Daarom loop ik vlug langs de mensen die tekeningsbevoegd om de postmappen te verzamelen. Dan snel inscannen, opslaan in het dossier van de klant en frankeren. Bij ons verlaat niets het pand voordat het in het dossier van de klant staat.

Al met al een drukke maar wel productieve dag met tevreden klanten. En daar doen we het voor!”

Marjan_Benedictus_landscape

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?