Verbeterkracht: ondersteuning in salarisadministratie

Koninklijke Drukkerij De Vries is met meer dan 100 jaar ervaring specialist op het gebied van vouwkartonnage en verpakkingen. Het bedrijf ondersteunt met circa 120 medewerkers klanten door heel Europa bij het ontwerpen van diverse productverpakkingen. Toen in maart 2019 hun medewerker salarisadministratie voor een halfjaar wegviel, heeft Bentacera deze rol tijdelijk opgevangen. Fogelien de Vries (Bentacera) en Eddy Koenen (Koninklijke Drukkerij de Vries) vertellen over dit traject.

Een extra sparringpartner
Toen de persoon verantwoordelijk voor de salarisadministratie binnen de drukkerij tijdelijk wegviel, ontstond er intern een probleem. “Ze hadden niet stilgestaan bij dat risico en niet direct een back-up paraat”, aldus Fogelien. Eddy Koenen nam contact op met Bentacera en legde de vraag neer of zij iets voor hen konden betekenen. Want als er iets moet doorgaan binnen je bedrijf, is dat wel het op de juiste manier verwerken van de salarissen. Zo kwam hij bij Fogelien terecht.

Eddy: “We hadden al zijdelings contact met Bentacera als extra sparringpartner naast onze eigen accountant. Toen hebben we geïnformeerd of zij ons konden ondersteunen in de salarisadministratie. Al snel had ik een afspraak met Fogelien, dat klikte heel goed! Ze kende de software waar we mee werken, dat scheelde een hoop.” De drukkerij werkt met Loket, iets waar Fogelien vanuit het verleden al ervaring mee had. Daarnaast bracht ze kennis van de applicatie Nmbrs met zich mee, het programma waar Bentacera mee werkt. “Niet iedereen heeft kennis van uiteenlopende salarissoftware in huis”, legt Fogelien uit. “In dit geval kon ik dus ondersteunen vanuit een brede scope.”

Verbeteringen van buitenaf
Wanneer je als buitenstaander in een nieuw bedrijf komt, is het even aftasten hoe alles reilt en zeilt. Hoe gaan de processen, wat zijn de routes? Eddy vertelt: “Wij werken dan wel met standaard salarissoftware, maar hebben ook bedrijfseigen regelingen. Dat maakt het tot geen standaard salarisadministratie en daar moest Fogelien even in groeien. Maar ze was snel gewend; dat verliep vlot en voorspoedig. Het prettige was dat ze daarnaast ook andere mogelijke verbeteringen opmerkte en hier ideeën voor aandroeg.”
Fogelien: “Ik kwam in principe specifiek binnen voor de salarisverwerking, dat was veel papierwerk. Toen heb ik intern genoemd dat het misschien wel een idee was om eens naar de mogelijkheid van het digitaliseren van bepaalde processen te kijken. Het voordeel is dat iemand zoals ik van buitenaf komt; dan zie je alles toch even in een ander daglicht. Ik denk dat het voor elk bedrijf goed is om dit soort processen eens door een externe partij te laten bekijken: welke kansen en mogelijkheden liggen er? Dat zou ik wel als algemene tip willen meegeven.”

Continuïteit en zekerheid
In de periode dat Fogelien bij de drukkerij actief was, kwamen er meerdere vraagstukken voorbij waarin ze ondersteuning kon bieden. “Buiten de salarisadministratie om heb ik ook op andere vlakken informatie aangeleverd en vragen beantwoord. Toen uiteindelijk de afwezige medewerker weer terugkwam, heb ik een heldere overdracht verzorgd. Ik denk eerlijk gezegd wel dat dit samenwerkingstraject bij de drukkerij het vertrouwen heeft gecreëerd dat ze kunnen terugvallen op een fijne ondersteunende partij.” Eddy beaamt dit: “De inzet van Fogelien heeft een stukje continuïteit verzekerd én ons de zekerheid gegeven van een goede back-up, mocht dat nodig zijn. Ik heb de samenwerking met Bentacera als heel flexibel ervaren. Wanneer er even iets extra’s moest gebeuren, was Fogelien altijd bereid om zo’n verzoek snel in te willigen. Kortom, een goede match. ”

Heb je vragen of ben je benieuwd of wij ook iets voor jou kunnen betekenen op het gebied van salarisadministratie? Neem gerust contact met ons op via 088-3210800