Zo bereid je je voor op hybride werken

Geüpdatet op 10-9-2021 11:09:17
Zo bereid je je voor op hybride werken

Het thuiswerken heeft sinds maart vorig jaar een grote vlucht genomen. Alhoewel de uitbraak van de Corona pandemie de aanleiding is, zien inmiddels zowel werknemers als werkgevers er de voordelen van in. 

Natuurlijk levert het thuiswerken ook haar beperkingen op. Er is bijvoorbeeld minder informeel persoonlijke contact met collega’s, leidinggevenden en klanten, waardoor de kans op sociaal isolement ontstaat. Toch geven veel thuiswerkers aan dat zij ook na Corona graag de mogelijkheid willen houden om een paar dagen per week thuis te werken. En de andere dagen op kantoor om collega’s te zien en samen te vergaderen. Het ‘hybride werken’, zoals het ook wel genoemd wordt, lijkt voor veel bedrijven de standaard te worden. Wat wil jij hier mee?

Nieuwe vorm van werken

Bij elke nieuwe vorm van werken komen de nodige aandachtspunten kijken, zo ook bij het hybride werken. Op kantoor heb je bijvoorbeeld de informele gesprekjes bij het koffiezetapparaat en de informele overleggen. Deze mis je als je (veel) thuis werkt. Ook het nemen van pauze is voor thuiswerkers niet altijd vanzelfsprekend. Daarom is het zaak om dit, zowel als leidinggevende en als thuiswerker, goed te balanceren.
 
Een ander gevolg van thuiswerken is dat de thuiswerker minder zichtbaar is voor collega’s en voor een leidinggevende. Naast dat dit zorgt voor een verhoogt aantal mail en telefoongesprekken, blijkt uit onderzoek ook dat dit kan leiden tot een verlaging van promotiekansen. Immers, de collega’s die wel op kantoor zijn, zijn zichtbaar en zullen door een leidinggevende sneller worden ingezet voor bepaalde klussen. Om dit tegen te gaan, is het van belang om collega’s van een afdeling of team op een aantal vaste dagen toch samen op kantoor te laten werken. 

Hybride vergaderen, hoe doe je dat effectief?

We zijn inmiddels al gewend om vergaderingen deels of volledig digitaal te houden. Hoewel het handig kan zijn, zit er soms toch flink wat ruis op de lijn. Of het nou komt door een langzame internetverbinding, een niet werkende microfoon of doordat je als enige van de aanwezigen thuiswerkt. Hierdoor krijg je minder mee en kun je ook minder bijdragen. Daarom is het effectiever om vergadering met een grotere impact, met grotere complexiteit of waar veel participatie nodig is alleen te houden als iedereen op locatie aanwezig is. Zorg er dan wel voor dat, indien vereist, de 1,5 meter bewaakt kan worden. Vergaderingen van meer praktische aard kunnen wel gemakkelijk online gehouden worden. Let hierbij wel dat (bijna) iedereen digitaal aansluit, en niet slechts één persoon. Zo is er gelijkheid in input en inbreng en krijgt iedereen evenveel mee. 

Hoe faciliteer ik als werkgever het thuiswerken?

Vanuit de wetgeving rond arbeidsomstandigheden (kortweg: Arbowet), staat bij het faciliteren van thuiswerken de verantwoordelijkheid van de werkgever centraal. De Arbowet ziet toe op de veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemer in relatie tot zijn of haar werk.
 
Iedere werkgever is wettelijk verplicht te beschikken over een Risico-Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E). Vóór Corona was deze vooral gefocust op de werkvloer. Dus: op kantoor bij de werkgever. Echter is de werkgever nu ook verantwoordelijk voor de naleving van de Arbowet bij de werkplek van de werknemer thuis. De RIE zal dus moeten worden uitgebreid met vragen over risico’s tijdens het thuiswerken en de vastgestelde risico’s moeten worden verwerkt in een plan van aanpak.
 
De inrichting van de werkplek thuis dient volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit te voldoen aan de volgende eisen:

  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zoveel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn.
  • In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.
  • Er kan in de werkruimte ongestoord gewerkt worden.

Kort samengevat: een passende bureaustoel, bureau en bureaulamp én een rustige werkplek.

En hoe zit het met de fiscale mogelijkheden?

De werkgever mag de voorzieningen hierboven belastingvrij verstrekken of vergoeden aan de werknemer. Voorwaarde is wel dat er een factuur is waaruit blijkt dat het om arbo-gerelateerde voorzieningen gaat.
 
Voor de Loonheffingen geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Als er geen factuur is komt het in de vrije ruimte van de WKR en kan het dus eindheffingsloon worden met 80% belasting. Dat geldt momenteel ook voor een eventuele thuiswerkvergoeding per dag (voor elektriciteit, kleine consumptie e.d.). Over een kleine twee weken, met Prinsjesdag, worden zeer waarschijnlijk nieuwe regels over het vergoeden van thuiswerken bekendgemaakt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen voorgaande vergoedingen dan (deels) belastingvrij worden vergoed. Wat het precies gaat worden? Dat laten we je zo spoedig mogelijk na de derde dinsdag van september weten.

Voldoet de thuiswerkplek van mijn werknemer aan de eisen?

Hier ontstaat spanning met de regels rond privacy. Als je als werkgever persoonlijk wilt kijken of een thuiswerkplek voldoet, kom je in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer. Het kan zijn dat een werknemer dat niet op prijs stelt.  In dat geval is het wellicht een betere optie dat de werknemer foto’s maakt van zijn of haar werkplek thuis of een video-opname en deze deelt met de werkgever. Het Burgerlijk Wetboek kent ook regels omtrent ‘goed werknemerschap’. Als werkgever mag je van je werknemer verlangen dat hij meewerkt aan de verplichtingen die de Arbowet aan de werkgever oplegt.
 
En wat als de regels niet worden nageleefd?
De Inspectie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid controleert streng op het naleven van de arbeidsomstandigheden. Zij heeft haar beleid aangescherpt en deelt sneller boetes uit bij overtreding. De hoogte van de boete is afhankelijk van het soort overtreding en de omvang van de organisatie. Een boete kan al snel in de duizenden euro’s lopen. Als de regels niet nageleefd kunnen worden, is het belangrijk om met de betrokken medewerker(s) in gesprek te gaan. Kunnen de problemen niet opgelost worden? Dan zal je het recht op thuiswerken in moeten trekken en komt de medewerker weer alle dagen naar kantoor.
 
Heb je vragen over dit onderwerp of wil jij je RIEE laten toetsen of uitbreiden? Neem dan contact op met ons op via 088-3210700 of door middel van onderstaand contactformulier. Wij helpen je graag!

Lukas van Middelaar

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?

Werkgebied

74092d12-7f1f-4a06-a7fd-b17d1cfce256