Subsidietraject: bezint eer ge begint

Gepubliceerd op 7 september 2016
Subsidietraject: bezint eer ge begint

Bezint eer ge begint! Het is een uitdrukking die zeker van toepassing is op een subsidietraject.

Wanneer je een subsidietraject ingaat, zijn wij dan ook graag vanaf het eerste moment betrokken. Binnen zo’n project doorloop je namelijk verschillende fases waarbij een toeziend oog en een helpende hand van een accountant vaak nodig is.

Meten is weten
Om zeker te zijn van een succesvol gesubsidieerd project moet je zeker zijn van dat waar je aan begint. Breng daarom de gevraagde prestaties nauwkeurig in kaart en stem deze af met je accountant. Zorg er dan ook voor dat deze prestaties gemeten en vastgelegd worden in de administratie. Het is hierbij van belang dat je accountant achteraf kan vaststellen dat de prestatie geleverd is. Stem dus goed samen af hoe deze prestaties zo efficiënt mogelijk gemeten kunnen worden.

Communiceer
Het komt voor dat er in subsidiebeschikkingen onrealistische of onmeetbare rapportage-eisen worden gesteld. Dit kan jou en jouw verantwoording bij de afrekening van de subsidie in de problemen brengen, waardoor er in sommige gevallen zelfs een terugbetalingsverplichting ontstaat. Kijk daarom samen naar eventuele discutabele punten en neem de regie! Voorkomen is beter dan genezen.

Dossier en deadline
Het aanleggen van een dossier helpt ook bij het voorkomen van onnodige (niet-subsidiabele) kosten. In de praktijk zien wij dat bij de afrekening van de subsidie vaak nog een dossier moet worden opgesteld. Het achteraf opbouwen van zo’n document gaat ten koste van de kwaliteit, kost veel tijd en levert even zo vaak meer vragen op die niet beantwoord kunnen worden. Daarbij zijn sommige aspecten achteraf niet meer herstelbaar en dus niet te controleren door de accountant. Dit alles zorgt vaak voor meer (niet-subsidiabele) kosten en leidt mogelijk tot een correctie op de eindafrekening of zelfs terugbetaling van ontvangen subsidiegelden.

Afronden
Wanneer een subsidieperiode afgelopen is en het project is afgerond, moet er in veel gevallen een subsidiecontrole worden uitgevoerd. Jouw accountant moet daar vervolgens een (bij voorkeur goedkeurende) verklaring bij afgeven. Om tot een goedkeurende verklaring te komen is een goed dossier wenselijk.

Wanneer je dus vanaf het begin van het traject een accountant in de arm neemt en de hierboven genoemde tips hanteert, is de uitvoering van de subsidiecontrole efficiënter en wordt de kans op een succesvol einde van jouw project significant groter! Dus bezint eer ge begint.

Hans van der Steen

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?