In het kader van LF 2018: Hoe voorkom ik een tekort bij projecten?

Gepubliceerd op 23 april 2018
In het kader van LF 2018: Hoe voorkom ik een tekort bij projecten?

Als inwoner van Fryslân en als Friese werkgever draag ik LF 2018 een warm hart toe. 2018 is en wordt een geweldig jaar. Er is veel te beleven op cultureel gebied, je voelt dat er wat gebeurt en dat het anders is. Het mooiste vind ik nog dat overal in Fryslân vrijwilligers zijn opgestaan en initiatief hebben genomen om op cultureel gebied iets te organiseren.

Ikzelf ben nauw betrokken bij de activiteiten in Grou. In juni organiseren we een muzikaal locatietheater over de broers Halbertsma, waarvan een de grondlegger is van het Fries Museum en een ander de schrijver van het Friese volkslied. Daarnaast organiseren we lezingen, een expositie en een cultureel ontbijt bij zonsopgang. Kijk voor de aardigheid maar eens op www.klinkeendaverje.frl.

Als je als bestuurder aan zo’n project begint, kom je er al snel achter dat er veel geld nodig is en dat de kosten voor de baten gaan. Hoe houd je hier grip op en voorkom je dat je achteraf met financiële tekorten zit? Zeker wanneer je opbrengsten voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van kaartverkoop, is het zaak om elk moment te weten waar je staat. Essentieel daarbij is dat je weet hoeveel kaarten er nog verkocht moeten worden om uit de kosten te zijn.

Hieronder vind je een aantal tips om een tekort te voorkomen:

1. Zorg voor een evenwichtig bestuur
Zorg voor een bestuur met voldoende deskundigheid op gebied van organiseren, financiën, marketing en culturele inspiratie.

2 Actuele en realistische begroting
Werk op basis van het projectplan tijdig een realistische begroting uit. Wat zijn de te verwachten kosten en welke opbrengsten zijn realistisch? Zorg dat je administratie actueel is en stuur aan de hand daarvan bij. Neem als penningmeester je bestuursleden periodiek mee in de stand van zaken. Voorkom dat je als penningmeester achteraf opgezadeld zit met een tekort en het verwijt krijgt dat bestuursleden niet geïnformeerd zijn.

3 Inventariseer de financiële risico’s
Breng in kaart wat de financiële risico’s van je project zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan belastingen bij de inhuur van artiesten, btw, tegenvallende sponsorinkomsten en kaartverkoop of slecht weer bij buitenactiviteiten. De risico’s rondom belastingen zijn te voorkomen door bijvoorbeeld een specialist in te schakelen. Mijn collega’s hebben hierover recent een blog geschreven.

Begin op tijd met fondsenwerving en het aantrekken van sponsoren, en breng de specifieke voorwaarden voor de fondsverstrekkers in kaart. Voor de kaartverkoop zou je een partnerschap aan kunnen gaan met regionale dagbladen om de advertentiekosten te beheersen en af te stemmen op de werkelijke kaartverkoop. Er zijn mooie formules af te spreken waarbij dagbladen de risico’s van de kaartverkoop (deels) over willen nemen.

Vergeet ook het afsluiten van verzekeringen niet! Je werkt vaak met vrijwilligers. Een aansprakelijkheidsverzekering is een must, een calamiteitenverzekering (voor bijvoorbeeld slecht weer of het uitvallen van de hoofdrolspeler) is te overwegen en tegenwoordig zijn de kosten van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering ook te overzien. Je wilt als bestuurder toch niet wakker liggen wanneer het onverhoopt toch helemaal verkeerd gaat?

Goed voorbereid zijn en de financiële touwtjes strak in handen houden is de basis voor succes. Daardoor kan het bestuur zijn aandacht voornamelijk richten op de culturele activiteiten en het enthousiasme bij de vele vrijwilligers blijven stimuleren. Moaie mienskip in Fryslân!

Gooitzen Boonstra
algemeen directeur Bentacera

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?