Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid: hoe doe je dat?

Gepubliceerd op 4 mei 2017
Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid: hoe doe je dat?

De Rijksoverheid is begin dit jaar hard van (papier)stapel gelopen met een nieuwe maatregel. Sinds 1 januari 2017 nemen zij geen papieren facturen meer in behandeling. Andere overheden volgen in 2018. Wat betekent dit precies?

Dat je geen papieren factuur meer kunt versturen naar de Rijksoverheid is wel duidelijk. Maar ook een mailtje met bijgesloten pdf volstaat niet. Een pdf is dan wel een digitale factuur, maar niet een elektronische factuur. Een elektronische factuur is een digitaal bestand in XML-vorm. Voor facturen noemt men dit een UBL-bestand. Een pdf-factuur is geschikt gemaakt om te lezen door de mens en een UBL-bestand is juist heel goed te lezen door een machine. Op dit moment gebruiken veel organisaties al scan- en herkensoftware om pdf-facturen om te zetten in een boekingsvoorstel. Bij UBL-bestanden gaat dat nog beter en makkelijker, omdat alle velden altijd dezelfde coderingen krijgen en de computer zich niet kan vergissen.

Welke kanalen accepteert de Rijksoverheid?
Veel boekhoudpakketten kunnen ook al UBL-bestanden meesturen met de pdf-factuur. Je krijgt dan twee bestanden in de mail: een om zelf te lezen en een om door jouw pakket te laten lezen. Maar voor de Rijksoverheid is dit nog niet voldoende. Een UBL-bestand per mail wordt namelijk niet geaccepteerd. De reden hiervoor is dat e-mail niet veilig genoeg is. De Rijksoverheid accepteert drie kanalen: Digipoort, een speciale leveranciersportal waar je de factuur kunt uploaden en het netwerk van Simplerinvoicing. Van deze drie opties is Simplerinvoicing de meest interessante oplossing, omdat dit ook tussen bedrijven onderling gebruikt kan worden.

Factureren via Simplerinvoicing
Simplerinvoicing is een onafhankelijk beveiligd netwerk, vergelijkbaar met Digipoort, waarmee je belastingaangiftes e.d. naar de overheid kunt versturen. Om hier gebruik van te kunnen maken moet je je registreren. Vervolgens zorgt jouw pakket ervoor dat de factuur bij de klant aangeboden wordt. Het pakket van de klant haalt de factuur dan automatisch uit het netwerk. Als leverancier kun je de factuur volgen, en als klant weet je zeker dat de factuur afkomstig is van de leverancier en geen spookfactuur is. Daarnaast komt de factuur direct als voorgestelde boeking in je eigen pakket.

Overstappen naar elektronische facturen
Bentacera helpt je graag bij het overstappen naar elektronische facturen. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden verder te bespreken. Wil je onze factuur elektronisch ontvangen? Wij kunnen deze zowel via Simplerinvoicing als via de mail aanleveren. Indien je aan ons factureert, kan dat natuurlijk ook via Simplerinvoicing.

Mark Stortelers

Wij maken tijd

  • De zaken goed op een rij hebben
  • Grip op processen krijgen
  • Betere balans tussen leven en werken
  • Wij maken tijd door te bentaceren!

Alles in de cloud

bentaceraapp

Alles op één plek: de Bentacera cloud!

Meer weten?