Wie kent het niet: een maatpak. Op basis van het advies van de verkoper, naasten en uiteraard je eigen onbetwiste smaak trek jij dat gelikte maatpak aan en eerlijk: het zit als gegoten. Slechts een maand later merk je dat het maatpak toch niet helemaal bevalt. Je bent gegroeid of juist afgevallen. Je bent in elk geval veranderd en het maatpak blijft in de kast hangen. Zonde, toch?

De snel ontwikkelende en veranderende omgeving vraagt van organisaties een hoge mate van flexibiliteit. Je organisatie verandert door middel van technologische ontwikkelingen, automatisering, flexibilisering en noem het maar op. Prachtig toch? Al die veranderingen die nieuwe kansen en mogelijkheden met zich mee brengen. Wat de gevolgen voor de interne organisatie zijn, is echter niet altijd helemaal helder. In die snel veranderende wereld is structuur gewenst. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers.

Op het gebied van personeelsbeleid bieden functieprofielen de oplossing om taken vast te leggen. Toch? Absoluut! Maar kunnen functieprofielen dan niet enigszins vergeleken worden met dat maatpak, dat vaak na korte tijd niet meer écht lekker zit?

Nieuwe medewerkers worden ingedeeld in een functie met vaak een passend functieprofiel, zodat duidelijk is wat er van de nieuwe medewerker verwacht wordt en verwacht mag worden. Na een aantal maanden voelt de medewerker zich als een vis in het water en weet hij/zij precies wat zijn taken zijn, wat hij zoal mag en wat er van hem verwacht wordt. Niet het functieprofiel, maar de dagelijkse gang van zaken is vanaf dat moment het uitgangspunt van daadwerkelijk benodigde taken.

Zodra de dagelijkse gang van zaken, ook wel organische structuur genoemd, niet meer aansluit op het functieprofiel, dan is het functieprofiel in de praktijk al achterhaald. Maar hoe voorkom je een statisch profiel?

Een statisch functieprofiel voorkomen, doe je door een flexibel functieprofiel te creëren. Een kloppend beeld van de benodigde taken, resultaten en bevoegdheden gekoppeld aan een helder en toekomstgericht verwachtingspatroon in gedrag (op basis van competenties). Verzamel input vanuit de medewerkers, laat hen jou vertellen waaruit een functie bestaat.

Met de lange termijn doelstellingen van de organisatie in het achterhoofd kies je vervolgens zorgvuldig de competenties die daarbij passen. Deze combinatie maakt dat het functieprofiel duurzamer wordt en slechts zo nu en dan klein onderhoud nodig heeft. Flexibel, efficiënt en toekomstgericht. Vergelijk het met het Hawaïshirt, waar je ruimte genoeg in hebt om lekker te groeien!

Op termijn ontkom je er niet aan dat een functieprofiel aangepast moet worden. Functies (en daarmee de dagelijkse werkzaamheden van mensen) blijven zich onophoudelijk ontwikkelen. Functieprofielen op zich maken ook een ontwikkeling door. Als gekeken wordt naar bijvoorbeeld zelfsturende organisaties, dan zien we dat het werken met rolprofielen zijn entree maakt.

Waar een functieprofiel een functie inkadert, kadert een rolprofiel een bepaalde rol in. In tegenstelling tot een functieprofiel is een rolprofiel compacter en eenvoudiger aan te passen of toe te voegen. Waarom werken we dan niet massaal met rolprofielen? Simpel, men is het niet gewend! Het werken met deze rollen vraagt om een andere wijze van organiseren.

Er zijn dus manieren om die statische functieprofielen te vervangen en ze duurzamer in te richten. Het inschakelen van een deskundige kan helpen om functieprofielen, rolprofielen en eventueel het personeelsbeleid te ontwikkelen en/of kritisch onder de loep te nemen. Laat Bentacera toevallig zo’n deskundige zijn…