De bewaarplicht van je personeelsadministratie

Waarom moet ik mijn personeelsadministratie zo lang bewaren? Aan welke voorwaarden moet een personeelsdossier voldoen? Worden er aan een digitaal dossier andere eisen gesteld dan aan een papieren dossier?

Het zijn zomaar wat vragen die mij als salarisadviseur regelmatig worden gesteld. Vaak sta je er als werkgever niet bij stil dat het verplicht is om specifieke documenten gedurende een langere periode te bewaren. Ook als werknemers niet meer in dienst zijn. Wanneer je niet beschikt over de juiste documentatie of je hebt documenten verwijderd uit je personeelsadministratie, dan kan dit je duur komen te staan bij een controle.

Maar wat houdt de bewaarplicht precies in en welke gegevens moet je minimaal bewaren?

Er zijn verschillende bewaartermijnen waarmee je rekening moet houden als werkgever. Voor de salarisadministratie komt het in het kort neer op de volgende bewaartermijnen:

Zeven jaar
De periode waarin je alle gegevens moet bewaren die van fiscaal belang zijn. Voorbeelden hiervan zijn onderbouwing van onkostenvergoedingen, reiskosten en afdrachtsverminderingen.

Vijf jaar
De periode waarin je de gegevens van de werknemers moet bewaren. Voorbeelden hiervan zijn een kopie van het identiteitsbewijs (let op: een rijbewijs wordt niet als identiteitsbewijs gezien), opgaaf gegevens voor de loonheffingen en werk- en verblijfsvergunning.

Twee jaar
De periode waarin je overige gegevens moet bewaren, waaronder overzichten van verlof en verslagen van functionerings- en waarderingsgesprekken.
De bewaartermijn gaat meestal in het op het moment dat een werknemer uit dienst treedt. Zodra de bewaartermijn is verlopen moeten de gegevens worden verwijderd uit het personeelsdossier.

Tip: wanneer je een conflict hebt met een werknemer mag je als werkgever de gegevens van de werknemer bewaren die relevant zijn voor de bewijslast, zolang het conflict gaande is. Nadat het conflict is opgelost moeten de gegevens alsnog worden verwijderd.

Wist je trouwens dat er ook bewaartermijn is voor de gegevens van sollicitanten? Als je een sollicitant afwijst, moet je binnen vier weken na deze afwijzing de gegevens terugsturen naar de kandidaat of vernietigen. Je kunt de sollicitant ook toestemming vragen om de gegevens langer te bewaren, omdat er op een later moment mogelijk alsnog een passende vacature is binnen je bedrijf. Houd er wel rekening mee dat je een sollicitant na de afgesproken periode opnieuw moet benaderen om te vragen of je de gegevens mag actualiseren en langer mag bewaren.

De Belastingdienst kondigt een looncontrole meestal vooraf aan. In de brief die je als werkgever ontvangt staat welke gegevens de inspecteur wil inzien. Je bent verplicht hier aan mee te werken. Na de controle ontvang je een rapport waarin de bevindingen zijn opgenomen. Wanneer blijkt dat je administratie onjuistheden bevat of dat er stukken ontbreken, kan dit leiden tot een naheffingsaanslag (of zelfs een strafrechtelijke vervolging!). Afhankelijk van welke onjuistheden zijn geconstateerd, wordt deze naheffingsaanslag opgelegd inclusief een eventuele boete plus heffingsrente.

Soms heb je als werkgever werknemers in dienst die een andere nationaliteit hebben. Jij hebt dan de verplichting om te controleren of de betreffende werknemer wel in Nederland mag werken. Wanneer je een werknemer in dienst hebt genomen die geen werkvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) heeft, riskeer je een boete.

Wanneer je een werknemer in dienst hebt zonder werkvergunning, riskeer je een boete van 8.000 euro. Deze boete is per werknemer. Wanneer het om twee werknemers gaat is de boete dus 16.000 euro. Neem je vervolgens opnieuw werknemers in dienst zonder een werkvergunning, dan krijg je een boete van 16.000 euro per werknemer. Bij een derde overtreding loopt dit zelfs op tot 24.000 euro per werknemer!

Tegenwoordig maken we steeds meer gebruik van digitale dossiers en zien we dat de papieren dossiers in rap tempo verdwijnen. Maar mag je documenten digitaliseren en vervolgens het originele document vernietigen? Dit is mogelijk, maar er zijn wel een aantal punten waarmee je rekening moet houden:

Beveiligingsmaatregelen
Het is belangrijk dat je vooraf bedenkt wie toegang tot het digitale dossier mag hebben en wie de mogelijkheid heeft om documenten aan het dossier toe te voegen. Je zult hier als werkgever passende maatregelen voor moeten nemen.

Bewijsfunctie
Wanneer je gegevens gaat digitaliseren moet je aandacht blijven besteden aan de echtheid van een document. Wanneer je er bijvoorbeeld voor kiest om een arbeidsovereenkomst te digitaliseren, moet je er zeker van zijn dat de zogenaamde echtheidskenmerken blijven bestaan. Bij een looncontrole moet je namelijk kunnen aantonen dat door het digitaliseren geen wijziging is gedaan in de arbeidsovereenkomst.

Zoals je ziet is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels omtrent het bewaren van personeelsgegevens.